№3(14)(2013)

Многие управленческие решения или коммерческие сделки на стадии их подготовки, а затем и выполнения сопровождаются перепиской. Письмо - это распространенный вид документации, один из способов обмена информацией. Служебные письма относятся к основным средствам установления информационных, служебных контактов между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами. Как правило, письма составляют в случае, если невозможно или трудно осуществить бездокументарный обмен информацией, предоставить устные разъяснения, указания, провести инструктирование и т.д.

Рассмотрим существующий в современном делопроизводстве порядок приема и обработки документов, поступающих в любое учреждение.

Доставка документов адресатам осуществляется, как правило, с использованием средств почтовой связи, электросвязи, а также курьерской и фельдъегерской службами.

Почтой и через курьерскую службу доставляется преимущественно письменная корреспонденция, бандероли, посылки, мелкие пакеты, периодические печатные издания и др. Фельдъегерская же служба занимается специальной корреспонденцией. Средствами электросвязи доставляются такие документы, как факсограммы, телефонограммы, электронные документы с применением электронной цифровой подписи и документы в электронной форме без электронной цифровой подписи (в сканированном виде).

Документы, поступающие в учреждения любыми из перечисленных средств, принимаются централизованно в службе делопроизводства.

Рекомендуемая, специальная и корреспонденция с объявленной ценностью принимается под расписку в журнале, реестре или уведомлении о вручении.

В случае поступления корреспонденции с отметкой «Срочно» фиксируется не только дата, но и часы и минуты доставки.

Бывают случаи поступления документов в организации в нерабочее время. В таком случае они принимаются дежурным работником.

Переданные не по адресу документы возвращаются отправителю без их рассмотрения.
В службе делопроизводства раскрываются все полученные конверты/пакеты, за исключением имеющих надпись «лично».

Если только по конверту можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документа или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, то такие конверты не уничтожаются, а сохраняются и прилагаются к документам.

Когда при просмотре вложений полученных документов выявлено отсутствие приложений, указанных в документе, или отдельных листов, а также при обнаружении ошибок в оформлении документа, что делает невозможным его выполнение (отсутствие подписи, печати, грифа утверждения и т.п.), документ не регистрируется, а отправителю направляется письменный запрос или сообщается о всех выявленных замечаниях по телефону. При этом на документе делается запись с указанием даты запроса (разговоры по телефону), должности и фамилии лица, которому сделан такой запрос, и данные работника учреждения, осуществившего запрос.

Бывают случаи отсутствия или нецелостности вложений, повреждения конверта, что делает невозможным прочтение текста документа. Тогда составляется акт в двух экземплярах. Один из них отправляется адресату, второй - хранится в службе делопроизводства.

Факт и дата поступления документа в учреждение обязательно фиксируются по следующим правилам: отметка о поступлении документа в учреждение проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевом поле в правом нижнем углу первого листа оригинала документа. Элементами указанного реквизита является сокращенное наименование учреждения - получателя документа, регистрационный номер, дата поступления документа (час и минуты - для срочной корреспонденции). В случае если организация применяет автоматизированную систему регистрации, указанная информация наносится с помощью штрих-кода.

Электронные носители информации, при отправке адресатам, обязательно сопровождаются сопроводительным письмом. При приеме таких документов в службе делопроизводства прорабатывается только сопроводительное письмо.

При приеме документов телефаксу проверяется общее количество листов и соответствие их количеству, указанному на первом листе, а также соответствующее качество печати. Факсы, полученные не в полном объеме или плохого качества, не регистрируются, и об этом обязательно информируют отправителя (телефонный разговор).

Документы, адресованные руководителям учреждения, а также такие, в которых не указано конкретное должностное лицо или структурное подразделение как адресат, подлежат предварительному рассмотрению службой делопроизводства.

Необходимость предварительного рассмотрения документов заключается в выделении требующих обязательного рассмотрения руководителем учреждения, и тех, которые будут направлены на обработку его заместителям и структурным подразделениям.

Акты органов государственной власти, запросы, обращения, а также корреспонденция Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины, корреспонденция, поступающая от учреждений высшего уровня, решения органов местного самоуправления, а также важнейшие документы с информацией по основным вопросам деятельности учреждения подлежат обязательному рассмотрению руководителем организации.

Другие документы передаются заместителям руководителя или структурным подразделениям (исполнителям). При этом учитываются возможности субъектов рассмотрения корреспонденции, предусмотренные в положениях (уставах) об учреждении и в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, распорядительных документах о распределении обязанностей между руководителем учреждения и его заместителями, схемы прохождения документов, действующие в организации и т.д.

Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день поступления или в первый следующий рабочий день при поступлении их после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные нерабочие дни. Поручения учреждений высшего уровня, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.

На стадии предварительного рассмотрения также происходит отбор документов, которые не регистрируются службой делопроизводства.

В службе делопроизводства не подлежат регистрации следующие документы:

1. Графики, наряды, заявки, разнарядки.*

2. Сводки и информация, присланные для сведения.

3. Учебные планы, программы (копии).*

4. Рекламные сообщения программы совещаний, конференций.

5. Прейскуранты (копии).

6. Нормы расхода материалов.

7. Поздравительные письма и приглашения.

8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).*

9. Научные отчеты.*

10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.*

11. Формы статистической отчетности.*

*Указанные документы подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях учреждений (бухгалтерской службе, кадровой службе, библиотеке, службе научно-технической информации).

Уважаемые читатели! В следующий раз мы рассмотрим сроки выполнения основных документов, поступивших в учреждения и зарегистрированных службой делопроизводства.