№2(13)(2013)

У цьому світі все постійно рухається: день змінює ніч, підростають наші діти, одна пора року приходить на зміну іншій, техніка стає більш досконалою і т. д. Так само і в будь-якій професії відбувається постійний процес розвитку: різні методики, вимоги, керівництва, інструкції та інше замінюються іншими більш досконалими, які відображають вимоги сучасності.
Нагадаю, що важливим нововведенням в сучасному діловодстві є затвердження в листопаді 2011 року нової Типової інструкції з діловодства в центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (затверджена Постановою КМУ від 30 листопада 2011 року №1242).

З набранням чинності Постанови №1242, відповідно, втратила чинність Примірна інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена Постановою КМУ від 17 жовтня 1997 року №1153. Примірна інструкція застосовувалася на підприємствах під час розроблення індивідуальних інструкцій з діловодства впродовж 1998-2011 років. Отже, цілих 14 років діловодство не зазнавало жодних нововведень.
Якщо чинна раніше Примірна інструкція з діловодства №1153 мала рекомендаційний характер, то Типова – обов’язковий для всіх органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, а також для підприємств, установ і організацій, які належать до сфери управління зазначених органів влади, що, у свою чергу, не виключає можливості користування Типовою інструкцією всіма іншими юридичними особами незалежно від їх підпорядкування та форми власності.
Перейдемо до безпосереднього огляду Типової інструкції №1242, зосередивши увагу на розділі ІІ «Документування управлінської інформації».
У розділі II «Документування управлінської інформації» наведено загальні вимоги до створення документів, а також вимоги до:
бланків документів;
оформлення деяких реквізитів документів.

У вимогах до оформлення документів, які виготовляються за допомогою друкувальних засобів, зазначено, що для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів. Тексти документів на папері формату А4 рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 – через 1 міжрядковий інтервал.
Наша Асоціація у 2012 році розробила та затвердила власну нову Інструкцію з діловодства, яка також відобразила основні вимоги Типової інструкції №1242 від 30.11.2011 р. Особливу увагу у своїй Інструкції ми приділили порядку складання, оформлення та відправлення вихідної кореспонденції Асоціації. Для оформлення внутрішніх документів визначили гарнітуру Times New Roman, шрифт розміром 12 друкарських пунктів.
У Типовій інструкції зазначається, що текст документа, який подається для державної реєстрації до Мін’юсту, друкується на папері формату А4 з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу. А між собою вищезазначені реквізити документа відокремлюються через 1,5-3 міжрядкових інтервалів.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Назва виду документа друкується великими літерами.
Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка назви посади.

Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа (див. зразок):
12,5 мм – для абзаців у тексті;
92 мм – для реквізиту «Адресат»;
104 мм – для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
125 мм – для розшифровування підпису в реквізиті «Підпис».

Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».
Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
І, що важливо, тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до п’яти років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
Однак не всі документи виготовляються за допомогою друкувальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Документи оформлюються на бланках.
Щодо виготовлення бланків у п. 19 ІІ розділу Типової інструкції зазначено, що бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 – ліве;
10 – праве;
20 – верхнє та нижнє.

Установи використовують такі бланки документів:
загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення на бланку назви виду документа);
бланки для листів;
бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 од. на рік.
Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. Але залежно від характеру діяльності установи за рішенням її керівника бланки можуть виготовлятись за допомогою комп’ютерної техніки.
Якщо керівник підрозділу чи конкретна посадова особа мають право підписувати документи в межах своїх повноважень (визначених у положеннях (статутах) про установу, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо), установи розробляють бланки документів структурних підрозділів або бланки документів посадової особи.
Багато організацій, які займаються зовнішньоекономічною діяльністю, ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами. Для таких листів можна виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

Хочу звернути особливу увагу на оформлення поштової адреси в реквізиті «Довідкові дані про установу». Згідно з п. 31 розділу II, реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс. А п. 38 цього ж розділу містить вимоги щодо оформлення реквізиту «Адресат» з прикладами: реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 р. №270 (270-2009-п)(Офіційний вісник України, 2009 р., №23, т. 750).
Для порівняння: у Примірній інструкції №1153 не було викладено вимог до оформлення поштової адреси. У п. 4.7.2 Примірної інструкції зазначено: «До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком», і тут же наведені приклади, у яких порядок і форма запису відомостей про адресу установи відповідають правилам користування послугами поштового зв’язку, чинним у 90-і роки минулого століття. Саме через це деякі підприємства нехтували Постановою КМУ «Про внесення змін до Правил користування послугами поштового зв’язку» від 04.10.2000 р. №1515 та Постановою КМУ «Про затвердження Правил надання послуг поштового зв’язку» від 05.03.2009 р. №270 і на своїх бланках оформлювали поштові адреси застарілим способом. Нарешті Типова інструкція зобов’язує установи привести свої бланки у відповідність із чинним законодавством.
Типова інструкція також внесла корективи щодо написання такого обов’язкового реквізиту документа, як дата. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. У п. 33. Інструкції зазначається, що дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом (приклад оформлення дати цифровим способом: 02.03.2011, крапка наприкінці не ставиться). Примірна ж інструкція вимагала оформлення дати документа цифровим способом із написанням елементів дати трьома парами арабських цифр в один рядок (наприклад, 13.01.97).
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставленням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 березня 2013 року. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 02 березня 2013 р.

Шановні читачі! Сподіваюсь, що вищезазначені вимоги до оформлення документів стануть вам у нагоді при їх підготовці та допоможуть виглядати більш впевнено і професійно серед інших кореспондентів.