№2(13)(2013)

В этом мире все постоянно движется: день сменяет ночь, подрастают дети, одно время года приходит на смену другому, техника становится более совершенной и т.д. Так и в любой профессии происходит постоянный процесс развития: различные методики, требования, руководства, инструкции и др. заменяются другими, более совершенными, отражающими требования современности.

Напомню, что важным нововведением в современном делопроизводстве является утверждение в ноябре 2011 года новой Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти (утверждена Постановлением КМУ от 30 ноября 2011 года №1242).

Со вступлением в силу Постановления №1242, соответственно, потеряла силу Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденная Постановлением КМУ от 17 октября 1997 года №1153. Примерная инструкция использовалась на предприятиях при разработке индивидуальных инструкций по делопроизводству в течение 1998-2011 годов. Итак, целых 14 лет в делопроизводстве не было никаких нововведений.

Если действующая ранее Примерная инструкция по делопроизводству №1153 носила рекомендательный характер, то Типовая является обязательной для всех органов исполнительной власти, Совета министров Автономной Республики Крым, а также для предприятий, учреждений и организаций, которые принадлежат к сфере управления указанных органов власти, что, в свою очередь, не исключает возможности использования Типовой инструкцией всеми другими юридическими лицами независимо от их подчинения и формы собственности.

Перейдем к непосредственному осмотру Типовой инструкции №1242, сосредоточив внимание на разделе II «Документирование управленческой информации».

В разделе II «Документирование управленческой информации» приведены общие требования к созданию документов, а также требования к:

- бланкам документов;

- оформлению некоторых реквизитов документов.

В требованиях к оформлению документов, которые изготовляются с помощью печатных средств, указано, что для печатания текстов служебных документов используется гарнитура Times New Roman, шрифт размером 12-14 печатных пунктов. Для печати реквизита «Фамилия исполнителя и номер его телефона», сносок, пояснительных надписей к отдельным элементам текста документа или его реквизитам и т.п. разрешается использовать шрифт размером 8-12 печатных пунктов. Тексты документов на бумаге формата А4 рекомендуется печатать через 1-1,5 межстрочного интервала, а формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Наша Ассоциация в 2012 году разработала и утвердила собственную новую Инструкцию по делопроизводству, которая также отразила основные требования Типовой инструкции №1242 от 30.11.2011 г. Особое внимание в своей Инструкции мы уделили порядку составления, оформления и отправки исходящей корреспонденции Ассоциации. Для оформления внутренних документов определили гарнитуру Times New Roman, шрифт размером 12 печатных пунктов.

В Типовой инструкции указывается, что текст документа, который подается для государственной регистрации в Минюст, печатается на бумаге формата А4 с использованием гарнитуры Times New Roman и шрифта размером 14 печатных пунктов, через 1,5 межстрочного интервала.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга через 1,5 межстрочного интервала. А между собой вышеупомянутые реквизиты документа отделяются через 1,5-3 межстрочных интервалов.

При печати заголовков разрешается использовать полужирный шрифт (прямой или курсив). Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Название вида документа печатается прописными буквами.

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается на уровне последней строки названия должности.

При оформлении документов следует придерживаться таких отступлений от границы левого поля документа (см. образец):

12,5 миллиметра - для абзацев в тексте;

92 миллиметра - для реквизита «Адресат»;

104 миллиметра - для реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу»;

125 миллиметров - для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

Не делается отступление от границы левого поля для реквизитов «Дата документа», «Заголовок к тексту документа», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и передачи его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», удостоверяющая  надпись «Согласно с оригиналом», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «обязывает».

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

И, что важно, тексты документов постоянного хранения печатаются на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до пяти лет можно печатать на лицевой и обратной стороне листа.

Однако не все документы создаются с помощью печатных средств. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и т.д.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

Документы оформляются на бланках.

Что касается изготовления бланков, в п. 19 II раздела Типовой инструкции указано, что бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее и нижнее.

Учреждения используют следующие бланки документов:

• общий бланк для создания различных видов документов (без указания на бланке названия вида документа);

• бланки для писем;

• бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке названия вида документа).

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 ед. в год.

Бланки документов должны изготавливаться типографским способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов. Но в зависимости от характера деятельности учреждения по решению ее руководителя бланки могут изготавливаться с помощью компьютерной техники.

Если руководитель подразделения или конкретное должностное лицо вправе подписывать документы в пределах своих полномочий (определенных в положениях (уставах) об учреждении, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе (распоряжении) о распределении обязанностей между руководителем и заместителями т.п.), учреждения разрабатывают бланки документов структурных подразделений или бланки документов должностного лица.

Многие организации, которые занимаются внешнеэкономической деятельностью, ведут переписку с постоянными иностранными корреспондентами. Для таких писем можно изготавливать бланки, реквизиты которых указываются на двух языках: слева – на украинском, справа - на иностранном. Бланки, содержащие реквизиты, изложены на иностранном языке, использовать в пределах Украины не рекомендуется.

Хочу обратить особое внимание на оформление почтового адреса в реквизите «Справочные данные об организации». Согласно п. 31 раздела II, реквизиты почтового адреса указываются в следующей последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс. А п. 38 этого же раздела содержит требования к оформлению реквизита «Адресат» с примерами: реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным Постановлением Кабинета Министров Украины от 05.03.2009 г. №270 (270-2009-п) («Официальный вестник Украины», 2009 г., №23, т. 750).

Для сравнения: в Примерной инструкции №1153 не было изложены требования к оформлению почтового адреса. В п. 4.7.2 Примерной инструкции указано: «В реквизит «Адресат» может входить адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать правилам пользования почтовой связью», и тут же приведены примеры, в которых порядок и форма записи сведений об адресе учреждения соответствуют правилам пользования услугами почтовой связи, действующим в 90-е годы прошлого века. Именно поэтому некоторые предприятия пренебрегали Постановлением КМУ «О внесении изменений в Правила пользования услугами почтовой связи» от 04.10.2000 г. №1515 и Постановлением КМУ «Об утверждении Правил предоставления услуг почтовой связи» от 05.03.2009 г. №270 и на своих бланках оформляли почтовые адреса устаревшим способом. Наконец Типовая инструкция обязывает учреждения привести свои бланки в соответствие с действующим законодательством.

Типовая инструкция также внесла коррективы в написание такого обязательного реквизита документа, как дата. Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. В п. 33. Инструкции указывается, что дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом (пример оформления даты цифровым способом: 02.03.2011, точка в конце не ставится). Примерная же инструкция требовала оформления даты документа цифровым способом с написанием элементов даты тремя парами арабских цифр в одну строку (например, 13.01.97).

В текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 02 марта 2013 года. Разрешается употреблять слово «год» в сокращенном варианте «г.», например: 2 марта 2013 г.

Уважаемые читатели! Надеюсь, что описанные требования к оформлению документов пригодятся вам при их подготовке и помогут выглядеть более уверенно и профессионально среди других корреспондентов.

ПРИМЕР

Исх. № 15                                                                                                                                               

от 14 февраля 2013 года                                                                                                 

                                                                                                                                 По месту требования

                                      92 мм

12,5 мм                                                            СПРАВКА

Выдана Иванову Ивану Ивановичу о том, что он действительно работает в ООО «Аудитор» на должности главного специалиста с 01 марта 2011 года по настоящее время.

Справка выдана для предъявления по месту требования.

Генеральный директор

ООО «Аудитор»                                                                                         Ю.Снижко                         

                                                            125 мм