№1(12)(2013)

Кожному з нас колись доводилося проходити співбесіди, а багатьом, внаслідок своєї професійної діяльності, проводити їх. Приходячи на співбесіду, ми очікуємо комфортної атмосфери, розуміння, об'єктивності та професіоналізму від представників роботодавця. Проводячи співбесіди, розраховуємо на відвертість, доброзичливість, порядність і чесність з боку здобувачів. Тільки за таких умов можливий конструктивний і результативний діалог. У цій статті пропоную розглянути організаційні моменти підготовки і проведення співбесід для представників роботодавців. Акцент буде зроблено на тому, які дії слід чинити, аби прихилити до себе кандидата, створити атмосферу відкритості і не дозволити кандидату мати сумніви у вашому професіоналізмі.

Проведення співбесід є одним із найважливіших етапів підбору персоналу. В організації цього процесу універсального стандарту, придатного для будь-якого типу посади, сфери діяльності компанії тощо, не існує. Різні інтерв'юери використовують свої індивідуальні алгоритми та технології проведення співбесід. Незважаючи на це, всім, хто за родом своєї діяльності причетний до даної процедури, важливо усвідомити, що співбесіда - це не приватна бесіда і в жодному разі не допит, а різновид ділових переговорів. До її проведення необхідно підготуватися, заздалегідь продумати структуру бесіди та перелік питань. Вони повинні бути доречними і коректними, розкривати грані професійної компетенції та особистісні характеристики кандидата, важливі для виконання завдань вакантної посади.

Саму розмова слід вибудовувати в такому ключі, щоб вона мала предмет, мету, систему, була зрозумілою і проходила у дружній атмосфері, виключаючи тим самим вплив негативних емоцій на об'єктивність оцінки.

Проведенню особистої співбесіди може передувати телефонне інтерв'ю. Його необхідність обумовлена тим, що після проведення скринінгу резюме у менеджера з персоналу виникає ряд уточнюючих питань до претендентів, резюме яких відповідають необхідним вимогам. Середня тривалість телефонного інтерв'ю складає 8-10 хвилин. За цей час інтерв'юеру необхідно уточнити деталі, що його  цікавлять, і прийняти рішення про доцільність запрошення кандидата на співбесіду. Питання, що ставляться в телефонному режимі, повинні передбачати стислі відповіді. Послідовність телефонного інтерв'ю може бути наступною:

1) той, хто телефонує, має уточнити ім'я абонента, щоб упевнитися в правильності набраного номера;

2) інтерв'юер представляється, називає компанію, від імені якої телефонує, озвучує мету дзвінка. Також уточнює, чи зручно здобувачеві зараз говорити; якщо ні, домовляються про дату і час зв’язку;

3) обговорення деталей резюме. Також на цьому етапі доречно уточнити, чи правильно кандидат розуміє обов'язки вашої вакантної посади та умови роботи в компанії;

4) запрошення на співбесіду: узгодження дати, часу і місця її проведення, уточнення,  які документи кандидату необхідно при собі мати, попередження про плановану тривалість зустрічі;

5) інтерв'юер повідомляє про спосіб зв'язку з ним у разі такої необхідності.

Складаючи графік співбесід, враховуйте так званий людський фактор, плануйте зазор часу між співбесідами. Це необхідно, по-перше, для того, щоб ви могли заповнити внутрішні оціночні форми за підсумками проведеної співбесіди і для нейтралізації психологічного ефекту сприйняття, коли враження про одного кандидата проектується на іншого. Наприклад, ви не заповнили одразу оціночну форму і після п'яти проведених співбесід просто забули важливі деталі про кандидата чи на тлі дуже слабкого професійно претендента наступний, який не сильно перевершує попереднього, здається вам генієм або навпаки. А по-друге, кандидат може затриматися, потрапити в транспортну пробку, не одразу знайти ваш офіс тощо. Оптимальний інтервал між співбесідами становить 30 хвилин, а їх кількість на день - не більше п'яти. Тривалість співбесіди залежить від рівня посади і визначається індивідуально. Але приділяти кандидату менше 30 хвилин не рекомендується, бо це неетично і не дає змоги всебічно оцінити його, а затримувати здобувача більш ніж на 1,5 години, недоцільно, це його втомлює.

Проведення співбесіди складається з трьох етапів: підготовки, безпосередньої бесіди з претендентом і обробки отриманих даних, аналізу результатів. Отже, після того як закінчений скринінг резюме кандидатів, проведені телефонні інтерв'ю і призначені співбесіди, наступає процес підготовки до особистих зустрічей.

Запорукою успішного інтерв'ю виступає наявність письмового профілю посади або посадової інструкції, плану інтерв'ю і переліку питань до кандидатів. Ще раз хочеться відзначити, що до проведення співбесід необхідно готуватися. Опрацьоване заздалегідь резюме може істотно заощадити час на співбесіду. Для цього робіть на ньому одразу позначки про те, що вам незрозуміло, які деталі нерозкриті, які дані з резюме вимагають детального опису. Дуже непрофесійно виглядає інтерв'юер, який не знає, що б ще запитати у кандидата, і починає ставити питання, які не мають відношення до трудової діяльності як такої.

Місцем проведення співбесід часто виступають переговорні кімнати компанії або особистий кабінет інтерв'юера. Вкрай не рекомендується проводити співбесіду в приміщенні, де працюють інші співробітники: це не піде на користь ні кандидату, ні вашим співробітникам. Перший буде відчувати дискомфорт від присутності сторонніх осіб, а останні, як би цього не хотілося, не працюватимуть у цей період, бо увага буде прикута до кандидата. У разі використання переговорної кімнати інтерв'юеру необхідно заздалегідь її забронювати, вказавши час початку і планованого закінчення зустрічі. На початку дня попередьте секретаря про ваші зустрічі, вона повинна бути готова зустріти та супроводити кандидатів, а також дати відповіді на елементарні організаційні питання. Людині, яка прийде на співбесіду, буде приємно, що про неї знають і її очікують. Приміщення, де проводиться співбесіда, має бути провітрене, с комфортною температурою і без різких запахів. По можливості, у ньому не повинно бути зайвих відволікаючих предметів. Звичайно, останнє не означає, що перед кожною співбесідою вам потрібно виносити зі свого кабінету елементи декору або акваріум. В даному випадку просто дайте кандидату небагато часу, щоб озирнутися і звикнути до оточуючої атмосфери. Незалежно від того, де проводиться співбесіда, в ході бесіди ви не повинні відволікатися на інші процеси і дії без важливої необхідності (телефонні дзвінки, листування, спілкування зі співробітниками тощо.). Не викликає довіри інтерв'юер, який постійно робить паузи в розмові. Тим самим він збиває кандидата з думок, куди гірше, якщо він ще й забуває, на чому була закінчена розмова, і починає ставити повторно одні й ті само питання.

Як відомо, за убранням вітають. У процесі співбесіди оцінюєте не тільки ви кандидата, але й кандидат оцінює вас. Тому ваш зовнішній вигляд повинен бути охайним, а стиль одягу та спілкування - відповідати прийнятим у компанії нормам поведінки і корпоративній культурі. Для прикладу, оповідь інтерв'юера про прийнятий в компанії дрес-код не буде сприйматися серйозно від людини в зім'ятому костюмі, міні-спідниці, сорочці зі строкатим малюнком тощо. Тому, готуючись до співбесіди, подумайте і про те враження, яке ви справите на співрозмовника.

Не запізнюйтесь. Затримка з початком співбесіди може викликати у кандидата негативний настрій. І далеко не завжди він буде обумовлений відсутністю лояльності або гнучкості у здобувача, який може просто спізнюватися на наступну зустріч або у нього закінчується обідня перерва.

Зустрівши кандидата, намагайтеся його привернути до себе. Для цього звертайтеся до нього по імені, а якщо це передбачає статус чи вік претендента, то і по батькові, посміхніться претенденту. У перші 3-4 хвилини відбувається візуальна оцінка кандидата інтерв'юером і навпаки, формується позитивна або негативна думка. Далі розмова вибудовується в такому ключі, щоб підтвердити своє перше враження. На даному етапі інтерв'юеру дуже важливо уникнути упередженості та суб'єктивізму. Для цього не слід «з порогу» закидати кандидата питаннями, а використовувати ці хвилини для встановлення контакту, зняття психологічної напруги, створення атмосфери затишку та комфорту, так званий ice break. Запитайте у кандидата, як він доїхав, чи не потрапив під дощ або у пробку, чи складно було знайти офіс тощо. Далі повідомте мету вашої зустрічі, її орієнтовну тривалість і надайте кандидату стислу інформацію про вашу компанію: період її існування на ринку, сфера діяльності, основні види послуг або продукції і т.д. Після цього переходьте до основної частини бесіди - про професійні, ділові й особистісні якості кандидата, а також до інформації про роботу у вашій компанії. У ході інтерв'ю не тільки вам потрібно отримати максимум корисної інформації про кандидата, але і претендент повинен чітко зрозуміти характер і умови майбутньої роботи. Зустрічаються випадки, коли на етапі співбесіди роботодавці не вважають за потрібне інформувати претендентів про повне коло функціональних обов'язків та особливості роботи, вважаючи, що фахівець і сам розбереться. Ця думка хибна, оскільки кожна компанія має свою специфіку і перед фахівцями навіть одного профілю можуть стояти різні цілі і завдання. Інформацію про посадові обов'язки та очікування від кандидата можна надати або до його розповіді про себе, або після. Якщо ви надасте її до розмови про знання, навички та досвід претендента, є ризик того, що, розповідаючи про себе, кандидат прикрасить трудову біографію і буде давати бажані для вас відповіді. Цю тему краще обговорити в кінці зустрічі, після того як кандидат відповість на запитання про свої здібності, минулі досягнення і досвід.

Недосвідченого або погано підготовленого інтерв'юера часто видає невміння тримати бесіду. Кандидати, коли хочуть уникнути прямої відповіді, часто починають видавати багато зайвої інформації не по суті питання, тим самим заплутуючи хід бесіди. Так от інтерв'юеру важливо чітко ставити питання (якщо ви не хочете почути у відповідь філософські міркування), тримати ініціативу в своїх руках і встановлювати тон розмови. Не соромтеся зупиняти кандидата, якщо він надто захоплюється розмовою на тему, яку вважає для себе безпечною і виграшною. Зробити це можна цілком коректно, сказавши: «Дякую за додаткові подробиці вашої трудової діяльності. Але давайте все-таки повернемося до питання про…». Інтерв'юер повинен тримати під контролем і скеровувати розмову, щоб прямувати наміченим планом і часом. У процесі співбесіди ідеальне співвідношення вашої розмови і розмови здобувача становить 20:80. Для всебічної оцінки інтерв'юеру важливо ставити правильні питання, на які кандидат зможе давати розгорнуті відповіді, питання, які стимулюють до роздумів, а не передбачають односкладових відповідей.

Важливим аспектом проведення інтерв'ю є також правильно підібраний тон розмови. Дуже часто виникає спокуса перейти на агресивний, повчальний, критичний, схвальний або співчуваючий тон. Вдаватися до подібного слід лише в тому випадку, якщо ви робите це свідомо, провокуючи кандидата на відвертість або прояв справжнього ставлення до обговорюваної теми. Наприклад, підтримайте претендента схвальним кивком голови і тоном, коли він скаржиться на суворого начальника, і він розповість вам в деталях про стилі менеджменту, корпоративної культури та взаємини у колективі компанії. В іншому випадку ви ризикуєте втратити об'єктивність оцінки і витратите зайвий час на вислуховування непотрібних подробиць.

На завершення співбесіди запропонуйте претенденту поставити вам питання. Помінятися таким чином ролями дуже важливо, тому що це дасть уявлення про те, які чинники пріоритетні для конкретного претендента, які його цінності і мотиви, а також продемонструє вашу відкритість до діалогу.

Після того як всі питання поставлені і на них пролунали відповіді, повідомте кандидату про спосіб і дату зворотного зв'язку. ЗАВЖДИ повідомляйте претендентам результат співбесіди у вашій компанії незалежно від того, позитивний він чи негативний. Якщо у вас масовий набір персоналу і ви фізично не встигаєте телефонувати або писати кандидатам, які не пройшли відбір, повідомте, що ви вийдете на зв'язок впродовж ... днів тільки в разі позитивної відповіді. Це елемент вашого бренду як роботодавця і як професіонала. Далі подякуйте кандидатові за приділений для зустрічі час і проведіть до виходу.

Узагальнюючи наведену інформацію, можна виділити ключові моменти, на які інтерв'юеру слід звертати увагу в процесі підготовки і проведення співбесід, а саме:

- чи вчасно прийшов кандидат, попередив він про можливе запізнення або про перенесення зустрічі;

- зовнішній вигляд претендента: акуратність, охайність, відповідний діловий стиль одягу, помірні макіяж і кількість прикрас;

- стиль спілкування: чітка грамотна мова; вміння: вислухати співрозмовника, концентруватися на темі бесіди, відповідати по суті; швидкість реакції на запитання і мінливий темп бесіди;

- здатність захистити свою точку зору, реакція на заперечення або критику, вміння іти на компроміс;

- невербальна інформація: погляд, жести, міміка, поза;

- не підпадати під перше враження, абстрагуватися від особистої оцінки кандидата.

Дані претендентів необхідно перевіряти, як би ідеально вони не виглядали. Не завжди за діловим костюмом, грамотною мовою, умінням поводитися і подати себе криється висококласний фахівець. Все перераховане може бути результатом добре засвоєного матеріалу пройденого нещодавно тренінгу на відповідну тему.

На завершення, бажаємо нашим читачам інформативних співбесід та успішного застосування на практиці викладених вище рекомендацій.