№9(20)(2013)

Учет и контроль всегда были важной составляющей управления любым предприятием – эти две функции помогают придерживаться программы и плана действий, которые заранее определены руководством. В управлении контроль в первую очередь должен быть направлен на проверку.

Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений руководства и решение поставленных вопросов. По видам различают контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения. Контроль по существу – это оценка правильности, удачного и полного решения вопроса. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, обобщение результатов контроля исполнения и информирование руководителя.

В данной статье рассмотрим порядок и формы организации контроля за исполнением документов.

В Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной Постановлением Кабинета Министров Украины от 30 ноября 2011 года под № 1242, отмечается: «Контроль за исполнением документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и надлежащего их исполнения».

Непосредственный контроль за исполнением всех зарегистрированных документов, в которых установлено задание, а также исполнение которых подлежит обязательному контролю, возлагается на специальное подразделение – службу контроля или должностное лицо, отвечающее за контроль (далее – ответственные за контроль).

Контроль за исполнением документов можно разделить на текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль. Среди них основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

Ответственные за контроль исполнения ежедневно, как правило в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня (текущий контроль). Текущий контроль помогает составить план работы на день и показывает, какие дела должны быть завершены именно сегодня. Контроль за сроками исполнения документов – это функция, которая должна быть обязательно предусмотрена в должностной инструкции работников службы контроля. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, ответственные за контроль выясняют у исполнителей возможность своевременного решения поставленных в документах вопросов, а в случае срыва сроков – докладывают об этом руководству.

Во время предупредительного контроля составляются сводки контрольных документов и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых должен закончиться через два-три дня. За это время сотрудник должен выполнить поставленную задачу. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Благодаря ему работники приучаются к тому, что о выполнении любой поставленной задачи обязательно спросят в срок.

Итоговый контроль – это аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях. Он дает представление о работе организации в целом. Итоговый контроль проводится ответственными за контроль исполнения документов сотрудниками с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно).

При проведении контроля большое значение имеет форма его проведения. Контроль должен быть ориентирован исключительно на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков. Только стремление помочь, напомнить, а не уличить может обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.
Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная ответственным за контроль сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в установленный срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание/репутация организации и т. п., подчеркивает необходимость этого работника и его работы.
Ответственность за правильное и своевременное решение поставленных на контроль вопросов несут руководители структурных подразделений и сотрудники, указанные в резолюции руководителя (исполнители).

В случае, когда при получении документа или в процессе его исполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается непосредственному руководителю или руководителю, резолюция которого есть на документе и который имеет право на продление срока исполнения документа. Однако вопрос о переносе срока исполнения документа должен быть решен не позднее, чем за день до окончания контрольной даты. Перенос сроков исполнения документов «задним числом» не допускается.

Снятие документа с контроля возможно только после полного его исполнения: подготовки соответствующего документа, получения ответа на исходный документ, исполнения резолюции руководителя на входном/внутреннем документе, уведомления о результатах заинтересованным учреждениям и лицам или иного подтверждения исполнения. Результат исполнения должен быть занесен в регистрационную форму контроля. Например, это может быть запись: подписан договор, проведены переговоры, направлено выходное письмо-ответ от 25 сентября 2013 г. исх. № 150, положительный ответ предоставлен по телефону и т. д.

В Типовой инструкции по делопроизводству № 1242 прописано: снять документ с контроля может только руководитель учреждения, его заместители, которые установили контрольный срок в резолюции, или по их поручению служба контроля. Документы с типовыми сроками исполнения снимаются с контроля по решению службы контроля.
Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения (ручная картотека, автоматизированная система). Сегодня почти все организации используют автоматизированную систему контроля исполнения документов, и она является наиболее рациональной. Специальные программы автоматизированной системы контроля позволяют выводить на экран списки документов с определенным сроком исполнения. При такой системе контроля можно посмотреть все поставленные задачи как по срокам их исполнения, так и по ответственным исполнителям.

В автоматизированной системе постановка документа на контроль осуществляется автоматически при заполнении его реквизитов, а именно: заполнив поле «Срок исполнения». Одновременно на оригинале документа в левом поле на уровне заголовка может проставляться отметка о контроле – специальный штамп «Контроль» или штамп в виде буквы «К». Такая отметка привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу.

В организациях, где используется система электронной почты, работники службы контроля могут отправлять предупреждение исполнителю о документах, сроки исполнения которых истекают, в автоматическом режиме.

Важно!
Использование автоматизированной системы контроля значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной технологии – 0,054 ч.

Специально разработанные программы позволяют выводы на экран компьютерной техники списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. При создании и настройке автоматизированной системы контроля исполнения рекомендуется предусмотреть наиболее часто используемые формы отчетов по документам организации. Заранее разработанные формы помогают легко и быстро получать всю необходимую информацию. Кроме того, отчеты о состоянии исполнения документов являются критерием для определения степени материального поощрения всех работников сферы управления.
Уважаемые читатели! Желаю успехов в работе и побольше творческого вдохновения!