Згідно із п. 3 ст. 8 Закону України від 16.07.1999 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше ніж 3 роки, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства й установчих документів.
Щодо втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, то відповідно до п. 44.5 ст. 44 ПКУ № 2755-VI від 02.12.2010 р. платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації.
Норми ПКУ та Закону України № 1669-VII від 02.09.2014 р. «Про тимчасові заходи на період проведення антитерористичної операції» зі змінами не містять положень щодо звільнення платника податків від обов’язку відновлення документів у випадках дії обставин непереборної сили, що, зокрема, мали місце на території проведення АТО.
Отже, зважаючи на зазначене вище, ви зобов’язані відновити втрачені первинні документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження вашого повідомлення до контролюючого органу.
Методика відновлення документів за відсутності регістрів бухгалтерського обліку та порядок дій у разі втрати первинних документів прописані в положенні № 88 від 24.05.1995 р. «Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку».
Статтею 121.1 ПКУ передбачено, що незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення та сплати податків і зборів протягом установлених ст. 44 цього Кодексу строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів або їх копій у разі здійснення податкового конт-ролю у випадках, передбачених цим Кодексом, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 грн. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн.