Для отмены командировки по предприятию следует издать приказ, подписанный руководителем, в котором отменить ранее изданный приказ о командировке с указанием его номера и даты, причины, по которой командировку отменили, и срока возврата выданного ранее аванса (если такой выдавался). С приказом следует под подпись ознакомить командированного сотрудника, причем желательно в день его издания, так как сроки возврата неиспользованного аванса отсчитываются со дня принятия решения об отмене поездки.
Вначале рассмотрим налог на доходы. Так как в вашей ситуации главный бухгалтер не получал деньги для приобретения билетов, а таковые приобрело предприятие, при отмене запланированной командировки не следует удерживать налог на доходы и военный сбор с не возвращенных за билеты сумм. Работник не воспользовался билетами для собственных нужд, следовательно, отсутствует база начисления налога на доходы.
Касательно отнесения стоимости билетов в налоговые расходы. На основании ст. 134 Налогового кодекса Украины объектом обложения налогом на прибыль является прибыль с источником происхождения из Украины и за ее пределами, которая определяется корректировкой финансового результата до налогообложения на разницы, возникающие в соответствии с положениями раздела III НКУ. Причем если годовой бухгалтерский доход не превышает 20 млн грн, корректировку можно не проводить.
Бухгалтерский учет и финансовая отчетность основываются на принципе соответствия доходов и расходов (ст. 4 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г.
№ 996-XIV). Поэтому для определения финансового результата отчетного периода необходимо сравнить доходы отчетного периода с расходами, осуществленными
для получения этих доходов. При этом следует учесть,
что независимо от даты поступления или уплаты средств доходы и расходы отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности в момент их возникновения.
Если расходы невозможно связать с доходом определенного периода, они отражаются в составе расходов того отчетного периода, в котором были осуществлены (п. 7 П (С) БУ 16).
Отсюда следует, что затраты на приобретение билетов для командировки, которую отменили, попадают как прочие расходы операционной деятельности полностью в состав бухгалтерских расходов. А так как в разделе III НКУ сейчас не предусмотрена корректировка финансового результата относительно подобных сумм, их без ограничений следует учитывать и в налогово-прибыльном учете.
Также обратите внимание на НДС.
В связи с отменой командировки билеты, очевидно, не будут использованы предприятием в хозяйственной деятельности, поэтому если вы отразили их в налоговом кредите, то на основании п. 198.5 ст. 198 НКУ вам придется начислить налоговые обязательства по НДС. В таком случае база налогообложения определяется исходя из стоимости приобретения (п. 189.1 ст. 189 НКУ).