Облік та контроль завжди були важливою складовою управління любим підприємством. Це пов`язано з тим, що ці дві функції допомагають дотримуватися програми та плану дій, які завчасно визначені керівництвом. В управлінні контроль у першу чергу має бути направлений на перевірку.
Мета контролю – це забезпечення своєчасного і якісного виконання доручень керівництва і вирішення поставлених питань. За видами розрізняють контроль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання. Контроль по суті - це оцінка правильності, вдалого і повного вирішення питання. Контроль виконання включає постановку документа на контроль, попередню перевірку та регулювання ходу виконання, узагальнення результатів контролю виконання та інформування керівника.
Як зазначається в Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року №1242 «Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.»
Безпосередній контроль за виконанням усіх зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов`язковому контролю покладається на спеціальний підрозділ – службу контролю або посадову особу, що відповідає за контроль ( надалі «відповідальні за контроль»).
Контроль за виконанням документів можна поділити на поточний контроль, попереджувальний і підсумковий контроль. Серед них основними видами контролю є поточний і попереджувальний.
Відповідальні за контроль виконання щодня, як правило на початку робочого дня, виявляють і складають список документів, термін виконання яких закінчується сьогодні (поточний контроль). Поточний контроль допомагає скласти план роботи на день і показує які справи мають бути завершені саме сьогодні. Контроль за термінами виконання документів – це функція, яка має бути обов`язково передбачена в посадовій інструкції працівників служби контролю. Щодня виявляючи документи, термін виконання яких закінчується, відповідальні за контроль з`ясовують у виконавців можливість своєчасного вирішення поставлених у документах питань, а у разі зриву термінів – доповідає про це керівництву.
У ході попереджувального контролю складаються зведення контрольних документів та попереджаються виконавці за документами, термін виконання яких має закінчитися через 2-3 дні. За цей час співробітник має виконати поставлене завдання. Щоденний контроль ( поточний і попереджувальний) створює нормальну робочу атмосферу в офісі. Завдяки йому працівники привчаються до того, що за виконання будь-якого поставленого завдання обов`язково спитають в строк.
Підсумковий контроль – це аналітичне узагальнення документообігу, виконавчої дисципліни в організації та її структурних підрозділах. Він дає уявлення про роботу організації в цілому. Підсумковий контроль проводиться відповідальними за контроль виконання документів співробітниками із заданою періодичністю ( щотижня, щомісяця).
При проведенні контролю велике значення має форма його проведення. Контроль має бути зорієнтований виключно на допомогу співробітникам в організації їх роботи, а не на виявлення недоліків. Лише прагнення допомогти, нагадати, а не викрити можуть забезпечити найбільшу ефективність роботи служби контролю.
Систематична перевірка виконання, вміло і коректно проведена відповідальним за контроль співробітником, який тактовно нагадує, що документ потрібен у встановлений термін, що від своєчасного вирішення питання залежить процвітання/ репутація організації та інше, підкреслює потрібність цього працівника та його роботи.
Відповідальність за правильне і своєчасне вирішення поставлених на контроль питань несуть керівники структурних підрозділів та співробітники, зазначені в резолюції керівника (виконавці).
У разі, коли при отриманні документа або в процесі його виконання виконавцем з`ясовується неможливість його своєчасного виконання, про це доповідається безпосередньому керівникові або керівнику, резолюція якого є на документі та який має право на продовження терміну виконання документа. Однак, питання про перенесення терміну виконання документа має бути вирішене не пізніше ніж за день до закінчення контрольної дати. Перенесення термінів виконання документів заднім числом не допускається.
Зняття документа з контролю можливе лише після повного його виконання: підготовки відповідного документа, отримання відповіді на вихідний документ, виконання резолюції керівника на вхідному/внутрішньому документі, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання. Результат виконання повинен бути занесений до реєстраційної форми контролю. Наприклад, це може бути запис: підписаний договір, проведено переговори, направлено вихідний лист-відповідь від 25 вересня 2013 р. вих. №150, позитивна відповідь надана по телефону і т. д.
У Типовій інструкції з діловодства №1242 прописано: зняти документ з контролю може тільки керівник установи, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.
Форму контролю вибирають виходячи з можливостей закладу (ручна картотека, автоматизована система). Сьогодні майже всі організації використовують автоматизовану систему контролю виконання документів і вона є найбільш раціональною. Спеціальні програми автоматизованої системи контролю дають змогу виводити на екран списки документів з визначеним строком виконання. Така система контролю дозволяє переглянути всі встановлені завдання як по термінах їх виконання, так і за відповідальними виконавцями.
В автоматизованій системі постановка документа на контроль відбувається автоматично при заповненні його реквізитів, а саме - заповнивши поле «Термін виконання». Одночасно на оригіналі документа в лівому полі на рівні заголовка може ставитися відмітка про контроль – спеціальний штамп «Контроль» або штамп у вигляді літери «К». Така відмітка привертає увагу виконавця до контрольованого документа.
В організаціях, де використовується система електронної пошти, працівники служби контролю можуть відправляти попередження виконавцю про документи, терміни виконання яких закінчуються, в автоматичному режимі.
Важливо! Використання автоматизованої системи контролю значно скорочує трудовитрати на реєстрацію, контроль виконання і довідково-інформаційне обслуговування.
