Порядок передачі документів до архівного відділу в разі ліквідації організації
Метою створення будь-якого підприємства є отримання прибутку для його власників. Однак у сучасних умовах ринкової економіки не всі організації витримують конкуренцію, вплив негативних факторів зовнішнього та внутрішнього середовища, і, як наслідок, перестають виконувати свій основний обов’язок – приносити прибуток. Настає момент, коли власником бізнесу приймається рішення про ліквідацію створеного ним підприємства. Ліквідація – це одна із форм припинення діяльності суб’єкта господарювання (юридичної особи). Ліквідація юридичної особи може бути добровільною (за рішенням її учасників або органу юридичної особи) і примусовою (за рішенням суду про ліквідацію юридичної особи). Правильною і безпечною формою припинення діяльності підприємства є добровільна ліквідація. Процедура такої форми ліквідації починається з прийняття загальними зборами учасників товариства рішення про ліквідацію та призначення ліквідаційної комісії. Порядок ліквідації прописаний у ст. 111 цивільного кодексу України, в якій, зокрема, передбачено алгоритм дій ліквідаційної комісії.
Під час ліквідації підприємства за рішенням власника після проходження перевірок у податковій інспекції та пенсійному фонді обов’язково виникає питання про передачу документів, що підлягають обов’язковому зберіганню, до місцевого відділу архівної служби. Це важливий момент, оскільки відповідно до переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом мінюсту України 12.04.2012 р. № 578/5, найдовше зберігається кадрова документація. Так, максимальний строк її зберігання становить 75 років. Довідка з архіву про прийняття документів (найчастіше це акт приймання-передачі документів до архіву) входить до переліку обов’язкових документів, які подаються державному реєстратору в кінці процедури ліквідації юридичної особи. Отже, одним з контролюючих органів, перед яким доведеться відзвітувати в разі ліквідації, є державний архів. Порядок передачі документів у випадку ліквідації або реорганізації установи визначений у Правилах роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі – правила), затверджених наказом державного комітету архівів України № 16 від 16 березня 2001 року, зареєстрованих у мінюсті України за № 407/5598 08 травня 2001 року (зі змінами, внесеними згідно
з наказами державного комітету архівів № 87 від 05.06.2007 р. та № 188 від 19.09.2008р.).
Нещодавно мене призначили відповідальною за підготовку для передачі до архівного відділу однієї з районних у м. Києві держадміністрацій документів з особового складу товариства, яке ліквідується. З метою уникнення «проблемних моментів» я звернулася до архівного відділу за допомогою в наданні консультацій стосовно встановленого порядку передачі документів. Мені була надана пам’ятка.
Згідно з цією пам’яткою, документи для передачі в архів формуються в справи. Для підприємств, які працювали з невеликим штатом співробітників, це зазвичай 3 (три) справи з установчими документами, кадровою, бухгалтерською документацією та звітністю до пенсійного фонду.
Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).
Після того як документи впорядковані, починаємо складання внутрішнього опису
документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання/оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Внутрішній опис розміщується на початку справи. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо від документів справи....
Для ефективнішого використання інформації, яка міститься в описах справ, до описів складається довідковий апарат (титульний аркуш, передмова та інше).
Під час першого надходження документів до архіву разом зі справами на зберігання передають історичну довідку про установу фондоутримувача.
Історична довідка виконує функції довідника, в якому в узагальненому вигляді подаються відомості з історії фондоутримувача і фонду. Вона містить три розділи: історія фондоутримувача, історія фонду, характеристика документів фонду.
І, нарешті, останнім документом, який ми маємо підготувати для передачі справ на архівне зберігання до архівного відділу, є акт про передачу документів, який складається в трьох примірниках і підписується ліквідатором/головою ліквідаційної комісії юридичної особи.
Після прийняття архівним відділом оформлених належним чином документів останній видає підписаний зі свого боку акт приймання-передачі документів. Отриманий акт подаємо державному реєстратору разом з іншими необхідними документами, визначеними процедурою ліквідації підприємства за рішенням влас-ника для остаточного припинення діяльності підприємства як юридичної особи....
Під час ліквідації підприємства за рішенням власника після проходження перевірок у податковій інспекції та пенсійному фонді обов’язково виникає питання про передачу документів, що підлягають обов’язковому зберіганню, до місцевого відділу архівної служби. Це важливий момент, оскільки відповідно до переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом мінюсту України 12.04.2012 р. № 578/5, найдовше зберігається кадрова документація. Так, максимальний строк її зберігання становить 75 років. Довідка з архіву про прийняття документів (найчастіше це акт приймання-передачі документів до архіву) входить до переліку обов’язкових документів, які подаються державному реєстратору в кінці процедури ліквідації юридичної особи. Отже, одним з контролюючих органів, перед яким доведеться відзвітувати в разі ліквідації, є державний архів. Порядок передачі документів у випадку ліквідації або реорганізації установи визначений у Правилах роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі – правила), затверджених наказом державного комітету архівів України № 16 від 16 березня 2001 року, зареєстрованих у мінюсті України за № 407/5598 08 травня 2001 року (зі змінами, внесеними згідно
з наказами державного комітету архівів № 87 від 05.06.2007 р. та № 188 від 19.09.2008р.).
Нещодавно мене призначили відповідальною за підготовку для передачі до архівного відділу однієї з районних у м. Києві держадміністрацій документів з особового складу товариства, яке ліквідується. З метою уникнення «проблемних моментів» я звернулася до архівного відділу за допомогою в наданні консультацій стосовно встановленого порядку передачі документів. Мені була надана пам’ятка.
Згідно з цією пам’яткою, документи для передачі в архів формуються в справи. Для підприємств, які працювали з невеликим штатом співробітників, це зазвичай 3 (три) справи з установчими документами, кадровою, бухгалтерською документацією та звітністю до пенсійного фонду.
Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30–40 мм завтовшки).
Після того як документи впорядковані, починаємо складання внутрішнього опису
документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання/оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
Внутрішній опис розміщується на початку справи. Аркуші внутрішнього опису нумеруються окремо від документів справи....
Для ефективнішого використання інформації, яка міститься в описах справ, до описів складається довідковий апарат (титульний аркуш, передмова та інше).
Під час першого надходження документів до архіву разом зі справами на зберігання передають історичну довідку про установу фондоутримувача.
Історична довідка виконує функції довідника, в якому в узагальненому вигляді подаються відомості з історії фондоутримувача і фонду. Вона містить три розділи: історія фондоутримувача, історія фонду, характеристика документів фонду.
І, нарешті, останнім документом, який ми маємо підготувати для передачі справ на архівне зберігання до архівного відділу, є акт про передачу документів, який складається в трьох примірниках і підписується ліквідатором/головою ліквідаційної комісії юридичної особи.
Після прийняття архівним відділом оформлених належним чином документів останній видає підписаний зі свого боку акт приймання-передачі документів. Отриманий акт подаємо державному реєстратору разом з іншими необхідними документами, визначеними процедурою ліквідації підприємства за рішенням влас-ника для остаточного припинення діяльності підприємства як юридичної особи....
