Відповідно до п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 року № 58 (далі - Інструкція № 58), власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення, пише Бухгалтер.ua.

При цьому п. 4.2 Інструкції № 58 встановлено: якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець в цей день відправляє працівнику поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

Це повідомлення бажано надіслати рекомендованим листом «з повідомленням» роботодавця про отримання листа працівником, оскільки в разі виникнення трудового спору у роботодавця буде додатковий доказ щодо відсутності його вини у затримці видачі працівнику трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Якщо письмову згоду на пересилку трудової книжки поштою керівництво не отримало, то слід керуватися нормами п. 6.2 Інструкції № 58, згідно з якими трудові книжки і їх дублікати, не одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у закладі окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього терміну не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві протягом 50 років, а після закінчення зазначеного терміну їх можна знищити в установленому порядку.

Відповідні роз'яснення надані головним державним інспектором відділу з питань експертизи умов праці Управління Держпраці в Кіровоградській області.