Службове листування – важлива частина ділового етикету
Листування є важливою складовою сучасного ділового спілкування. Прийняття більшості управлінських рішень потребує достатньої кількості інформації, яка надходить до організації у вигляду пропозицій, довідок, повідомлень, запитів та відповідей на них.
Службові листи належать до основних засобів встановлення інформаційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Зазвичай автор листа дбає про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуває, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й обличчя організації. За даними управлінської статистики понад 50% управлінських документів – це службові листи. Практично кожне третє управлінське рішення або комерційна пропозиція на стадії їх підготовки, а потім і виконання супроводжується листуванням. Лист охоплює велику кількість різноманітних тем. Через листування ведуться переговори, виясняються стосунки між підприємствами, виставляються претензії.
Службове листування – важлива частина ділового етикету. Це спілкування в мініатюрі. Оволодіння ним нелегка праця. Тямуще ділове листування здатне збільшити обороти фірми, підприємства, поліпшити взаємозв`язки різних служб, встановити міцні зв`язки із споживачами.
З найдавніших часів людина веде листування з собі подібними. Глиняні таблички, берестяні грамоти, листи на пергаменті. Неважливо на чому, але людина намагалася висловити свої думки та сподівання за допомогою листа. Напевно вже тоді існували ділові листи, за допомогою яких людина здійснювала обмін інформацією, робила пропозиції і вела переговори.
Складаючи офіційний лист ми ніколи не замислювалися про те, що ця практика сходить ще до сивої давнини. Мовні формули, різновиди офіційної кореспонденції, формуляри, способи оформлення і роботи з нею створювалися і шліфувалися століттями. Багато видів листів мають тисячолітню історію. Ще на початку XVIII століття в Росії почали видаватися збірники зразків документів, так звані «письмовники». «Письмовники» – це збірники зразкових послань, розповсюджені у всіх країнах середньовічної Європи. «Письмовники» були першими в середньовічній Русі зведеннями літературних зразків, і в цьому їх історико-культурне значення ( в ХVII ст. писались також зразкові проповіді, вірші-зразки і т.д.).
Ранні «письмовники» були своєрідними підручними збірниками, «абетками-прописами» для писарів. Вони містили зразки побудови документів за визначеною схемою, шаблонні набори фраз і виразів, які були невід `ємною частиною формулярного етикету і відбивали офіційні відносини. Інший вид ранніх «письмовників» - «титулярники» , що містили відомості про те, як записувати повний царський титул.
У радянський час термін «письмовник» був підданий осміянню як «Пережиток буржуазного минулого». Приватна переписка могла піддаватися огляду поштової цензури, вміння писати листи втрачалося, значення ділової кореспонденції недооцінювалося. За відсутності конкуренції, вільного підприємництва, не потрібні ні красномовство, ні вміння переконати партнера у співпраці, мало хто звертав увагу на епістолярний етикет.
Розглянемо правила складання сучасного ділового листа.
Службовий лист оформляється на спеціальному бланку для листів формату А4 (210х297 міліметрів), або на бланку формату А5 ( 210х148 міліметрів) - у разі, якщо текст листа не перевищує семи рядків.
Лист повинен мати такі обов`язкові реквізити: дата, реєстраційний номер (індекс), адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків ( у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця. Крім того, якщо підготовлений службовий лист за змістом є відповіддю на запит іншої організації, то нижче або на рівні дати та реєстраційного номера йде посилання на реєстраційний номер ( індекс) і дату того документа, на який дається відповідь.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов`язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його опрацювання.
Дата. Датою підготовленого листа є дата його підписання, яка має збігатися з датою реєстрації вихідної кореспонденції в службі діловодства.
Реєстраційний номер (індекс). Реєстраційний номер – це порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються ( звичайні вихідні листи, вихідні листи з грифом обмеженого доступу «ДКС» та інш.). Реєстраційний індекс документів складається з реєстраційного номера та індексів, що застосовуються в установі (індекси за номенклатурою справ, структурного підрозділу, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності тощо). Але такий порядок реєстрації ( порядковий номер – індекс) характерний здебільшого для вхідних документів. У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності, наприклад: 01-11/250, де 01-11 – індекс справи за номенклатурою, 250 – порядковий номер.
Адресат. Вихідна кореспонденція адресується установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У випадку, коли адресатом документа виступає установа або її структурні підрозділи без зазначення посадової особи то їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:
Міністерство закордонних справ України
При направленні документа посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу пишуться в називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:
Національний банк України
Фінансово-економічне управління
Начальнику управління
Іванову І.І. (ініціал імені)
У разі якщо документ направляється керівникові установи або його заступнику, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться в давальному відмінку, наприклад:
Голові Державної митної служби
Іванову І.І. (ініціал імені)
Вихідний документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням 2-го, 3-го, 4-го адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Як зазначалося вище реквізит адресат може включати адресу, порядок і форма запису відомостей про яку повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв`язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 р. №270.Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Міністерство фінансів України
вул. М. Грушевського, буд.12/2,
м. Київ,01008
У разі коли документ направляється фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім`я та по батькові ( ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:
Петрук Володимир Іванович
вул. Маяковського, буд. 7, кв. 24,
м. Київ, 02120
При направленні службових листів постійним кореспондентам та органам законодавчої і виконавчої влади їх поштова адреса на листах не зазначається.
